“OO씨, 그때 말한 그 보고서는 어떻게 되어가요?” 많은 직장인들의 피할 수 없는 절대 숙명과도 같은 보고서. 어떤 부서에서, 어떤 직급을 맡든 모두가 일생에 한 번 이상은 꼭 쓰게 되는 것이 바로 이 보고서이다. 말 그대로 누구나 쓰게 되는 보고서이지만, 누구나 다 잘 쓰기는 쉽지 않다. 회사 또는 상사로부터 보고서를 써달라는 요청이 들어오면 오만가지 생각이 들면서 앞이 막막해지는 경우가 부지기수다.
보고서 작업이 어려운 4가지 이유
‘도대체 어떻게 하면 좋지?’
‘자료는 어디서 어떻게 찾아야 하는 거야?’
‘보고서 분량이랑 양식은?’
‘도무지 아이디어가 떠오르지 않는다…’
이렇듯 우리를 포함한 대부분의 직장인들은 보고서 작업을 마주하면서 늘 많은 스트레스를 받고는 한다. 그렇다면 우리는 도대체 왜 이렇게 보고서를 쓰는 것이 어렵고, 열심히 보고서를 써도 흔히 말하는 ‘빠꾸’를 먹게 되는 것일까? 우리가 보고서를 쓸 때 무언가 어려움을 느끼고, 노력해서 만든 보고서가 한 번에 통과되지 않는 이유는 보통 아래 4가지 중 하나가 부족하기 때문이다.
- 헛다리: 맥을 잘못 짚고 결이 맞지 않는 보고서를 만듦
- 노 알맹이: 적절한 분석과 메시지를 도출하지 못함
- 서툰 손: 보고서 작성에 필요한 기본적인 스킬 자체가 부족함
- 서툰 입: 잘 만들었는데 제대로 전달을 못함
1. 헛다리
첫 번째는 ‘헛다리’, 즉 맥을 잘못 짚고 회사나 상사가 원하는 결에 맞지 않는 보고서를 만들어 버리는 것이다. 며칠, 몇주, 혹은 몇달을 걸려서 만든 보고서인데 최종 보고에 가서 갑자기 보고가 뒤집어지는 상황은 누구나 다 피하고 싶은 경험일 것이다. 이 ‘헛다리’ 문제를 피하기 위해서는 내가 보고를 하는 대상이 누구이며 그 사람이 어떤 맥락에서 정확히 어떤 문제를 겪고 있고, 어떤 아웃풋을 원하는지를 잘 파악해야 한다. 그렇다면 도대체 어떻게 하면 사전에 정확히 회사, 상사 혹은 클라이언트의 마음을 최대한 정확히 빠르게 읽어낼 수 있을까? 이러한 고민을 하는 분들을 위해 우리는 소위 보고를 받는 상대방의 마음을 읽어내는 ‘보고서 무당’이 될 수 있는 3가지 요령에 대해서 먼저 알아볼 것이다.
2. 노 알맹이
두 번째는 ‘노 알맹이’, 말 그래도 알맹이가 없이 겉으로만 그럴싸한 보고서를 쓰는 경우이다. 이런 경우는 무언가 눈으로 보기에는 양식과 디자인도 괜찮고, 이런저런 데이터나 차트도 많이 들어가 있고, 분량도 적지 않고 많은 노력을 들인 것 같기는 한데 무언가 2%, 아니 200% 정도 부족한 느낌이 들게 만드는 유형이다. 이러한 문제는 주로 적절한 데이터 수집이 되지 않았거나, 데이터는 있는데 완전히 제멋대로 잘못 해석을 해버린 경우이거나, 혹은 자료는 다 있는데 결정적으로 유의미한 아이디어 혹은 솔루션을 도출하지 못했을 때 발생한다. 앞으로는 이렇게 겉만 번지르르한 ‘노 알맹이’ 문서를 최대한 피하고 나만의 ‘킬러 메시지’를 만들 수 있는 가장 기본적인 방법과 원칙부터 실제 실무에 적용할 수 있는 예시∙노하우 등을 함께 알아볼 예정이다.
3. 서툰 손
세 번째는 ‘서툰 손’, 즉 상대방이 원하는 것도 잘 파악했고 리서치나 분석도 잘 했고 아이디어도 있는데 오로지 정말 이를 잘 정리하고 도식화하는 요령이 부족해서 생기는 문제이다. 분명 요리 솜씨도 좋고 실제로 한 입 먹어보면 맛도 꽤나 좋은데, 묘하게 먹고 싶지 않게 생긴 요리를 보는 것 같은 느낌을 주는 것이다. 남들은 1-2일이면 만드는 문서인데 혼자 1주일이 넘게 끙끙거리는 경우도 여기에 속한다. 이렇게 무엇을 해도 둔탁한 ‘곰손’에서 벗어나서 손맛 좋은 직장인으로 다시 태어날 수 있는 기본적인 요령과 가장 핵심적인 스킬들에 대해서도 알아볼 예정이다.
4. 서툰 입
마지막 네 번째는 ‘서툰 입’, 아이디어도 괜찮고 자료도 잘 만들었음에도 이를 정작 보고 자리에서 제대로 전달하지 못하는 경우이다. 열심히 많은 시간 공들여 만든 내 보고서가 마지막 한 땀이 부족해서 용두사미가 되는 일은 피해야 하지 않을까? 누구나 자신감을 가지고 좋은 발표, 좋은 프레젠테이션을 할 수 있는 프레젠테이션 삼신기에 대해서도 함께 살펴볼 것이다.
보고서 달인이 되고 싶다면?
그리고 보고서를 쓰다 보면 이 외에도 여러가지 다양한 어려움을 겪게 된다. 세상 모든 일은 사바사, 케바케라고 하지만 그럼에도 이럴 때 조금씩 참고하고 도움이 될 수 있는 각 상황별 적절한 대처법에 대해서도 함께 정리를 해두었다. 부정적인 결과에 대한 보고를 해야 하는 경우, 상사가 보고서의 사소한 것에 너무 집착하는 경우, 마치 불가능해보이는 일정을 요구받는 경우, 필요한 자료나 도움을 받는데 도통 협조를 해주지 않는 다른 부서를 마주할 때 등 여러가지 상황에 대해 어떤 식으로 대처하면 좋을지에 대한 팁도 적어두었으니 참고가 되었으면 한다.
앞으로 연재될 글들을 보실 때는 꼭 처음부터 순서대로 읽으실 필요는 없다. 보고서를 쓸 때는 각자 어려움을 겪는 부분들이 조금씩 다르다. 누구는 상대방이 무엇을 원하는지 몰라서, 누구는 리서치가 익숙하지 않아서, 누구는 자료 해석이 어려워서, 누구는 툴 사용이 낮설어서, 누구는 사람들 앞에서 발표하는 것이 어렵다는 이유로 보고서 작업을 힘들어 한다. 앞으로 여러 글들을 통해 성공적인 보고서 작업을 위한 A-to-Z에 대한 정보들이 모두 정리해볼테니, 본인이 현재 무엇 때문에 가장 고통 받고 있는지를 생각하고 이에 해당하는 내용을 먼저 읽어보시기를 권한다. 이렇게 하면 좀 더 효율적이고 효과적으로 이 글들을 활용하실 수 있을 것이다.
보고서는 흔히 직장인들에게 있어 ‘업무의 꽃’이라고 불린다. 보고서는 작게 보면 단순한 문서 혹은 커뮤니케이션 수단 중 하나로도 볼 수 있지만 사실 그것보다는 더 중요한 의미를 가진다. 왜냐면 보고서에는 그 문서를 작성한 사람의 생각과 아이디어, 상황을 바라보는 관점과 문제 해결 능력이 고스란히 담겨 있기 때문이다. 보고서를 제대로 쓰는 사람은 보고서 작성을 통해 생각과 아이디어를 날카롭게 가다듬고 또 그 과정을 통해 보다 완성도 높은 실행의 기반을 미리 마련한다. 보고서는 단순히 눈에 보이는 것을 넘어 더 많은 것을 함의하고 있는 역량의 정수와도 같다.
이 글을 보시는 분들도 앞서 정리한 ① 헛다리 ② 노 알맹이 ③ 서툰 손 ④ 서툰 입 4가지 유형 중 어디에 속하는지를 자가진단해보고, 본인에게 필요한 부분을 앞으로 연재될 글들을 통해 꼭 챙겨가시기를 바란다. 이를 통해 보다 역량 있는 인재로 거듭남과 동시에 말 그대로 ‘Write Smart, Work Less’, 더 똑똑하게 일하고 불필요한 야근 없이 ‘칼퇴’하는 직장인이 되시기를 바란다.
